Você já se perguntou como garantir um controle de acesso eficiente para o trabalho home office? De acordo com a consultoria Cushman & Wakefield 74% das empresas brasileiras planejam adotar a modalidade de trabalho remoto permanentemente, por isso, o controle de acesso nunca foi tão necessário.

Assim, este cenário apresenta uma série de obstáculos, desde a proteção de informações sensíveis até a manutenção da produtividade dos funcionários. Dessa forma, entender esses desafios é o primeiro passo para superá-los.

Neste artigo, vamos explorar soluções eficazes para o controle de acesso em ambientes de trabalho remoto, como forma de impulsionar a eficiência da sua equipe. Descubra como implementar práticas robustas de controle de acesso para transformar os desafios em oportunidades, mantendo sua empresa e seus colaboradores mais seguros e produtivos.

Desafios do controle de ponto no home office

Quem gerencia uma equipe de trabalho em home office sabe que o controle de acesso remoto é um desafio. Assim, tanto colaboradores quanto empregadores acabam sentindo algumas dificuldades no dia a dia. Por exemplo, uma das adversidades é a falta de um sistema automatizado para o registo de ponto, o que dificulta uma anotação mais assertiva, uma vez que o trabalhador pode acabar esquecendo de listar seus horários.

Do mesmo modo, fica difícil estar em conformidade com todas as especificidades jurídicas para que não haja qualquer problema futuro. Além disso, com o trabalho remoto, as empresas acabam contratando pessoas de todos os lugares do país (e até do mundo) e, por isso, pode haver dificuldade com relação ao fuso horário. Igualmente, essa modalidade traz flexibilidade, o que é muito bom para o funcionário, no entanto, pode ser algo complexo para a instituição, uma vez que pode haver desorganização quanto à jornada.

Outro desafio é o acesso aos dados, já que em vários casos, os gestores não conseguem ter o controle em tempo real dos registros para verificar quem está com saldo alto de horas extras, por exemplo. Da mesma forma, uma preocupação constante é com os dados pessoais sensíveis, afinal, é preciso que haja segurança e privacidade, respeitando a Lei Geral de Proteção de Dados (LGPD).

Soluções eficazes para controle de acesso

O controle de acesso remoto eficaz pode ser garantido com algumas soluções disponíveis no mercado, como os sistemas de controle de ponto eletrônico. Assim, esse modelo possibilita o registro de ponto de forma remota, por meio de smartphones, tablets ou computadores de forma automatizada. Do mesmo modo, há a biometria e geolocalização, fazendo com que o funcionário garanta o registro e confirme o local onde está sendo realizado esse lançamento.

Uma outra tecnologia interessante é o software que rastreia o tempo e possibilita verificar a produtividade dos colaboradores. Ou seja, além das horas trabalhadas é possível saber o tempo utilizado em cada tarefa, o que permite a melhoria contínua.

Ao mesmo tempo, é importante que a empresa estabeleça e divulgue políticas a respeito do horário de trabalho, o que torna tudo mais claro. Além disso, é necessário que haja uma certa flexibilidade para que seja mantido o equilíbrio entre vida pessoal e trabalho, o que auxilia na produtividade das pessoas.

Assim, informar os funcionários sobre a importância do registro correto do controle de ponto auxilia na realização da tarefa. Treinamentos constantes melhoram o entendimento da necessidade de cumprir essa política de forma eficaz. Por isso, muitas empresas realizam sessões de workshops para reforçar a prática.

Como implementar controle de acesso remoto na sua empresa

• Para garantir um controle de acesso remoto eficaz na empresa, é fundamental estabelecer critérios claros para que os funcionários saibam exatamente como proceder em relação ao registro diário do ponto;
• Além disso, é essencial promover treinamentos regulares, capacitando todos os colaboradores no uso das ferramentas necessárias;
• Outro aspecto a ser considerado é a implementação da autenticação multifator, uma vez que ela fortalece significativamente a segurança dos dados registrados. Esse método permite múltiplas verificações para acessar o sistema, reduzindo assim o risco de acesso por pessoas não autorizadas;
• É imprescindível, também, realizar monitoramento constante dos sistemas e auditorias para detectar qualquer atividade não autorizada, visando proteger integralmente os dados dos funcionários.

Essas práticas garantem que tudo esteja sendo executado da melhor maneira possível, prevenindo qualquer vulnerabilidade.

Ferramentas para controle de acesso

Dentre as ferramentas disponíveis para o controle de acesso remoto está o Ponto Mobile da TeleWorld, que possibilita a marcação e a gestão de ponto de forma ágil, simples e com total segurança jurídica. Assim, o sistema é ideal para quem trabalha em home office ou atua fora da empresa como caminhoneiros, profissionais de limpeza e vendedores externos.

Ou seja, o software funciona como um Relógio Ponto Mobile, podendo ser acessado e ter o seu registro de horas feito a partir de qualquer smartphone, tablet ou computador. Dessa forma, todos os registros são armazenados no data center da Stefanini e ficam disponíveis para acesso em tempo real, tanto pelo colaborador, quanto pelo empresário.

Veja alguns diferenciais do Ponto Mobile:

• Possibilita maior controle das horas feitas pelo funcionário, evitando acúmulo de horas extras;
• Disponibilidade para criar um número ilimitado de relógios ponto mobile;
• Economiza tempo do RH e do colaborador, eliminando marcações feitas à mão e deslocamento desnecessário;
• Funciona até mesmo offline, podendo fazer o registro de qualquer lugar, mesmo sem conexão com a internet;
• Estrutura em nuvem;
• Permite a criação de diferentes atividades para que a marcação ocorra com maior especificidade;
• Permite a identificação de horário e local do registro.

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Crédito da imagem de capa: freepik